Особенности системы закупок глобальных добывающих компаний
Как стать поставщиком
глобальной нефтегазовой отрасли
глобальной нефтегазовой отрасли
RU
Система закупок - это один из важнейших бизнес-процессов, который обеспечивает эффективное функционирование любой компании, существенно влияет на ее конкурентоспособность и устойчивость.
Tengrinews.kz совместно с ведущей нефтедобывающей компанией Казахстана "Тенгизшевройл" (ТШО) в рамках спецпроекта "Бизнес-школа: Как стать поставщиком глобальной нефтегазовой отрасли" продолжает знакомить казахстанских предпринимателей с полезной информацией.
У глобальных компаний, как правило, высокая зрелость процессов закупок. Зрелость определяется набором используемых инструментов и механизмов при исполнении процессов и в принятии управленческих решений, например, для первого уровня зрелости характерны сравнения предложений от поставщиков в основном по цене, отсутствие отсекающих условий на основе требований комплаенса, отсутствие дифференцированного управления различными категориями и тому подобное, в то время как на других уровнях зрелости (измерение по Гартнеру, например) все механизмы начинают проявляться в процессах. И, в частности, на высоких уровнях зрелости заказчик сравнивает предложения поставщиков по нескольким параметрам одновременно, использует методы Гаусса для поиска наилучшего набора параметров. Наряду со способом сравнения предложений зрелые процессы закупок используют высокий уровень автоматизации процессов и существенный набор подготовительных операций, так называемых акселераторов (enablers), например, группу предварительно квалицированных поставщиков.
Ниже Максим Баранов, независимый международный эксперт по глобальным закупкам в СНГ, который работает с крупными компаниями, в том числе в рамках реализации Программы развития поставщиков от Европейского банка реконструкции и развития (ЕБРР) и "Тенгизшевройл" (ТШО), разъяснит, что это за параметры, и даст советы, на что обратить внимание, чтобы ваше предложение стало конкурентоспособным.
Выделим главные особенности в системе закупок глобальных добывающих компаний.
Сравнение предложений по совокупной стоимости владения
Сравнение по нескольким параметрам одновременно, которые в сумме составляют общие расходы, возникающие у предприятия на всем цикле владения каким-либо ресурсом (активом), включая услугу. Иными словами, от момента определения условий закупки товаров/услуг до момента полного взаиморасчета по всем последствиям, вызванным этим товаром/услугой при владении.
Совокупная стоимость владения - это не просто цена, по которой был приобретен товар, а все затраты, которые понесла компания на жизненном цикле этого товара с момента объявления закупки до момента его утилизации, а именно хранение, затраты, которые могут косвенно возникать при оказании услуг аудита, консалтинговых или инжиниринговых компаний. Ниже приведен упрощенный и обобщенный пример формулы ССВ для закупки бурового раствора:
УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ
Закупка бурового раствора
Пример формулы ССВ
Целесообразно отметить, что среди параметров ССВ часто находятся деривативы, вытекающие из уровня сервиса функции закупок у заказчика, показателя, который определяет, с каким качеством функция закупок и пополнения запасов удовлетворяет внутренний спрос со стороны подразделений заказчика. Мониторить и контролировать уровень сервиса - это одна из ключевых функций для высоких уровней зрелости в процессах закупки.
IT-платформы и IT-приложения
IT-платформы и IT-приложения, которые используются многими заказчиками нефтегазового сектора. Например, самая распространенная онлайн-платформа для оптимизации закупочных процессов - SAP Ariba. Из-за неумения работать в таких приложениях компании банально не успевают подать документы на тендер. Поэтому сегодня, в век цифровизации, специалистам по закупкам казахстанских компаний просто необходимо развивать навыки работы в подобных приложениях и платформах. Так как это продиктовано стандартами закупочных процессов.
Развитый комплаенс (от англ. compliance - "соответствие")
Комплаенс - это функция контроля за соответствием каким-либо внутренним или внешним стандартам, например, корпоративным или этическим нормам, требованиям регулятора и тому подобному.
Наличие развитого комплаенса у заказчика формирует большое число дополнительных квалификационных требований к поставщикам, особенно к тем, которые не входят в группу предварительно отобранных, однако и для последних тоже немало таких требований.
Например, поставщик должен предоставить документ - доказательство того, что в компании есть политика, которая отслеживает отсутствие нарушений дисбаланса по гендерному признаку в кадровом составе. Эта политика должна быть утверждена в компании и заверена печатью и подписью. Или, например, поставщику необходимо предоставить политику, определяющую и регулирующую соблюдение этических норм, в частности, по недопустимости употребления алкоголя в рабочее время или по сокращению оборота бумаги - переход на цифровые технологии.
Например, поставщик должен предоставить документ - доказательство того, что в компании есть политика, которая отслеживает отсутствие нарушений дисбаланса по гендерному признаку в кадровом составе. Эта политика должна быть утверждена в компании и заверена печатью и подписью. Или, например, поставщику необходимо предоставить политику, определяющую и регулирующую соблюдение этических норм, в частности, по недопустимости употребления алкоголя в рабочее время или по сокращению оборота бумаги - переход на цифровые технологии.
“
Это все вытекает напрямую из функции комплаенса у заказчика - следование неким стандартам. Для большой международной глобальной компании очень важно, чтобы она соблюдала эти стандарты, потому что это влияет на ее реноме и то, как инвестор воспринимает ее в качестве потенциального объекта для инвестиций, а значит, и на стоимость ее акций. Соблюдение стандартов для инвестора – это один из факторов устойчивого развития компании, в которую он вкладывает свои средства. А если компания нарушает, например, гендерное равенство в кадровом составе, то этот факт может эскалироваться в средствах массовой информации, привлекательность компании как работодателя снизится, отношение партнеров изменится на "не взаимодействовать", потому что у них свой комплаенс, и тому подобное. В результате консенсус брокеров снизит оценку и акции полетят вниз. Поэтому из развитых функций своего комплаенса компания формирует набор требований, которые легко могут удивить поставщиков на рынках с неразвитой функцией комплаенса, и они даже не представляют, как удовлетворить все эти требования, и не понимают, зачем все это требуют от них, - поясняет Максим Баранов.
За отсутствие ответов на требования комплаенса при участии в тендере поставщику могут снизить балл либо вовсе отстранить его от участия. Кстати, наличие функции комплаенса у поставщика также может выступать в качестве квалификационного требования.
Урок доступен в формате подкаста
Особенности системы закупок глобальных добывающих компаний
Итак, на что же в первую очередь обращает внимание заказчик при отборе поставщика?
Это показатель, отражающий вероятность того, что в течение цикла пополнения запасов не возникнет дефицита товара. Он влияет на надежность источника поставок, на непрерывность операций внутри самой компании, на обеспеченность всех подразделений тем, что им необходимо. Это самый важный пункт, который в той или иной форме находит свое отражение в формуле сравнения предложений.
С которой этот уровень сервиса достигается, то есть существенная часть совокупной стоимости владения.
К примеру, к совокупной стоимости владения, если мы говорим о товаре, целесообразно относить затраты на его хранение. А для услуги, например, если взять аудит, это могут быть затраты на организацию условий для ее оказания. Очень часто аудиторская компания требует особых условий для своей работы, например, для них нужно выстроить "этические стены", чтобы аудиторы минимизировали случайные контакты с теми сотрудниками, которые могут повлиять на их решение. Им выделяют отдельные помещения, отдельные лифты, организовывают кейтеринг и тому подобное, соответственно, компания несет затраты, которые тоже входят в совокупную стоимость владения услугой.
К примеру, к совокупной стоимости владения, если мы говорим о товаре, целесообразно относить затраты на его хранение. А для услуги, например, если взять аудит, это могут быть затраты на организацию условий для ее оказания. Очень часто аудиторская компания требует особых условий для своей работы, например, для них нужно выстроить "этические стены", чтобы аудиторы минимизировали случайные контакты с теми сотрудниками, которые могут повлиять на их решение. Им выделяют отдельные помещения, отдельные лифты, организовывают кейтеринг и тому подобное, соответственно, компания несет затраты, которые тоже входят в совокупную стоимость владения услугой.
Это состояние счетов компании, гарантирующее ее постоянную платежеспособность. Финустойчивость поставщика напрямую связана с уровнем сервиса заказчика.
Пример: поставщик обладает низкой финустойчивостью. С ним заключили контракт, а у него не хватает источников финансирования для того, чтобы закупить сырье или еще один станок, чтобы произвести дополнительный объем продукции. В итоге страдает заказчик. Уровень сервиса, соответственно, не соблюден, а причина всего - финансовая неустойчивость поставщика. И со стороны заказчика, скорее всего, последуют штрафные санкции.
Пример: поставщик обладает низкой финустойчивостью. С ним заключили контракт, а у него не хватает источников финансирования для того, чтобы закупить сырье или еще один станок, чтобы произвести дополнительный объем продукции. В итоге страдает заказчик. Уровень сервиса, соответственно, не соблюден, а причина всего - финансовая неустойчивость поставщика. И со стороны заказчика, скорее всего, последуют штрафные санкции.
Как заказчик оценивает
финустойчивость поставщика?
финустойчивость поставщика?
В основном заказчику хватает трех финансовых документов за 3–5 периодов с детализацией по кварталам, чтобы оценить финустойчивость поставщика. Это:
- 1Сash flow - движение денежных средств
- 2Отчет о прибыли и убытках
- 3Бухгалтерский баланс
Из этих документов заказчик может узнать много полезной информации. Например, соотношение EBITDA (прибыль компании до выплаты по ее обязательствам) к долгу. Зная, насколько оно отличается от средних показателей для данной отрасли, заказчик может понять, привлекателен ли поставщик для кредитных организаций, готовы ли финансовые институты его кредитовать. Если это соотношение достаточно низкое по сравнению со средним показателем в данной отрасли, то у поставщика потенциально высокая привлекательность для кредитных организаций.
Что касается динамики выручки по cash flow, заказчик понимает, насколько стабилен бизнес у поставщика с точки зрения притока "живой" ликвидности.
Соотношение статей ликвидности в балансе показывает, насколько у поставщика есть запасы денежных средств, других форм ликвидности или квазиликвидности, которые можно за короткий цикл превратить в деньги.
Соотношение статей ликвидности в балансе показывает, насколько у поставщика есть запасы денежных средств, других форм ликвидности или квазиликвидности, которые можно за короткий цикл превратить в деньги.
Технические требования
Если заказчик закупает товар, не соответствующий техническим требованиям, то уровень сервиса сразу падает.
К примеру, обсадные трубы не подходят заказчику по каким-то параметрам, он вынужден ждать другие. Ожидая их, заказчик все это время не производит объем нефти или газа. День простоя умножается на объем полезной продукции, которую можно было бы произвести, и вот у заказчика прямые потери. Мало того, что уровень сервиса упал у самой функции закупок - она не выполнила своих внутренних обязательств, так еще и сформировалась недополученная выручка, убытки.
То же самое происходит, когда технические требования почти выполнены. Допустим, какой-то агрегат подходит по параметрам, по системе энергообеспечения, по габаритам, по своей мощности, но вместо того, чтобы отработать год и подвергнуться ремонту или обслуживанию, он требует ремонта через полгода или вовсе ломается. Затраты, прямые или косвенные, на обслуживание раз в полгода существенно выше, чем затраты раз в год. Так технические требования меняют затраты на этот агрегат в течение его жизненного цикла и увеличивают стоимость владения для компании.
“
Даже если компания в этом тендере по каким-то причинам не указала в качестве параметра для конкурентного сравнения предложений срок службы до первого ТО, поставщик, зная о том, что это важно, и понимая, в чем ценность этого параметра, может и должен дополнительно указать преимущество своего предложения в части режимов ТО. Например: "…а еще у нашего насоса срок службы до первого ТО - 12 месяцев". Если вы знаете, что это очень конкурентный показатель, что 12 месяцев - это круто, обязательно это надо указать. Это может дать большое преимущество для победы в тендере, - поясняет Максим Баранов.
Что нужно сделать поставщику, чтобы его тендерное предложение было конкурентоспособным?
Хорошо понимать элементы своей себестоимости и совокупной стоимости владения своего предложения для заказчика.
Например, если идет двухэтапный тендер или его структура позволяет делать дополнительные заявки, то четкое понимание финансово-экономической модели своего предложения позволяет в момент пересчитать совокупную стоимость владения и каждый из ее параметров. Допустим, заказчик просит на втором туре сделать переторжку по срокам поставки или объему партий, которые влияют на то, что запасы будут храниться уже на территории поставщика, а не у заказчика, что, естественно, повлияет на себестоимость.
А так как все эти параметры - изменение графика и объемов поставки, объем хранения запасов у поставщика – напрямую влияют на себестоимость для поставщика, то поставщику очень важно понимать, на сколько он может одновременно изменить цену (иногда скинуть, иногда чуть поднять) и отрегулировать график поставок, чтобы это новое предложение не "ушло" ниже себестоимости для поставщика, насколько ему вообще выгодно участвовать в этом тендере. Нет финансовой модели - нет скорости принятия решения, значит, мало шансов подать наиболее выгодную и для заказчика, и для поставщика заявку либо в тендере в пылу соревнования, так сказать, подается выгодная для заказчика, но убыточная для поставщика заявка.
Например, если идет двухэтапный тендер или его структура позволяет делать дополнительные заявки, то четкое понимание финансово-экономической модели своего предложения позволяет в момент пересчитать совокупную стоимость владения и каждый из ее параметров. Допустим, заказчик просит на втором туре сделать переторжку по срокам поставки или объему партий, которые влияют на то, что запасы будут храниться уже на территории поставщика, а не у заказчика, что, естественно, повлияет на себестоимость.
А так как все эти параметры - изменение графика и объемов поставки, объем хранения запасов у поставщика – напрямую влияют на себестоимость для поставщика, то поставщику очень важно понимать, на сколько он может одновременно изменить цену (иногда скинуть, иногда чуть поднять) и отрегулировать график поставок, чтобы это новое предложение не "ушло" ниже себестоимости для поставщика, насколько ему вообще выгодно участвовать в этом тендере. Нет финансовой модели - нет скорости принятия решения, значит, мало шансов подать наиболее выгодную и для заказчика, и для поставщика заявку либо в тендере в пылу соревнования, так сказать, подается выгодная для заказчика, но убыточная для поставщика заявка.
"Рассмотрим на примере кислоты. Заказчик выставляет тендер по совокупной стоимости владения, где в качестве одного из факторов будет себестоимость хранения кислоты. Тогда поставщик, если у него нет заранее подготовленной финмодели, не может быстро отреагировать и, например, предложить хранение кислоты не путем расширения складских помещений, а "на колесах". А для этого надо закупить услуги дополнительного транспортного средства и, соответственно, включить это в себестоимость и подсчитать, что затраты на эти услуги более выгодны, чем потеря всего контракта. Но без финмодели дать быстро хороший набор условий и цену не получится", - поясняет Максим Баранов.
Например, один поставщик предлагает поставки по две трубы в день, а другой - привозить по одной трубе каждый час, и этот график может существенно влиять на стоимость запасов заказчика.
"Например, по параметрам логистики поставщику невыгодно возить товар дальше чем за 1000 километров. В таком периметре есть еще 9 поставщиков. И здесь нужно понимать, "кто я по сравнению с этими девятью, каково мое преимущество перед ними, готов ли я тягаться с ними в конкурентной борьбе?
Это важно понимать, чтобы выстроить стратегию: как вы будете снижать совокупную стоимость владения или снижать какой-то из параметров этой стоимости владения, потому что иногда нет смысла скидывать цену или нет смысла участвовать дальше, понимая, что стратегически для вас этот контракт не даст выигрыша из-за того, что есть более сильные игроки или другие причины", – дает совет Максим Баранов.
Это важно понимать, чтобы выстроить стратегию: как вы будете снижать совокупную стоимость владения или снижать какой-то из параметров этой стоимости владения, потому что иногда нет смысла скидывать цену или нет смысла участвовать дальше, понимая, что стратегически для вас этот контракт не даст выигрыша из-за того, что есть более сильные игроки или другие причины", – дает совет Максим Баранов.
К примеру, параметр эксплуатации товара. Скажем, срок службы вашего насоса должен быть 15-16 месяцев, то есть гораздо больше, чем сегодня у конкурентов, и если вы знаете, как быстро добиться такого значения, то, значит, надо бросить все силы на достижение этого значения при сохранении себестоимости в разумных пределах.
Понять, как будет проходить подача заявки, на какой IT-платформе будут подаваться и приниматься заявки, ознакомиться с составом технических квалификационных требований, которые предъявляет заказчик к сложным/простым товарам.
Навык работы с IT-приложениями, которые позволяют гибко обрабатывать цифровую документацию вплоть до таких мелочей, как сокращение объема файлов отсканированных документов, умение работать со структурированными списками в Microsoft Word и тому подобное.
"Я наблюдал картину, когда поставщик потратил полтора дня, чтобы научиться сохранению нумерации в документе Word, который был предложен заказчиком в качестве одного из документов, там всего было 5 страниц, но поставщик, не умея банально работать в Word, мучился и не мог сохранить нумерацию параграфов и страниц, а сохранение формата было одним из требований. Смешная история, но это факт", – подытожил эксперт.
Зная и соблюдая все эти пункты, выиграть тендер будет под силу даже новичку.
Уважение к поставщику и его правам заложено в ДНК зрелых процессов закупочной функции. Поэтому фундаментом крупных компаний в отношении закупок является понятие Customer Of Choice - быть желанным заказчиком для поставщика.
Для информации, по итогам 2021 года был проведен анализ и составлен список общих проблем, которые были выявлены во время работы с казахстанскими компаниями в рамках обратной связи.
Если говорить кратко, первое - это соблюдение сроков: поставщику необходимо вовремя отвечать на запросы, второе - это сертификация: нужно соответствовать стандартам и иметь самые последние сертификаты, такие как ISO, API, ASME и ASTM, третье - это технические и коммерческие вопросы: зачастую отсутствуют запрошенные данные, необходимо предоставлять полное предложение, четвертое - это неконкурентоспособная ценовая политика: должно быть представление о рынке и конкурентах, чтобы тендерное предложение было конкурентоспособное, и пятый пункт - это система управления качеством, а именно высококвалифицированный и сертифицированный персонал.
Для улучшения данной ситуации и в целях повышения конкурентоспособности казахстанских поставщиков существует Программа развития местных поставщиков, реализуемая Европейским банком реконструкции и развития совместно с ТШО. Программа предполагает серию обучений, таких как курс подготовки к тендерам нефтяных операторов для поставщиков, в котором было более 300 участников, курс "Внутренний аудитор интегрированных систем менеджмента", стандарты ISO 9001: 2015, 14001:2015 и 45001:2015, сертифицированный тренинг API, обучение Кайдзен/Lean Sigma, все получили сертификаты о завершении курсов. Также сейчас в разработке уникальный курс по требованиям маркировки товаров, а именно сертификатов соответствия CE - (Европейский союз) и EAC (Евразийский экономический союз).
"Я наблюдал картину, когда поставщик потратил полтора дня, чтобы научиться сохранению нумерации в документе Word, который был предложен заказчиком в качестве одного из документов, там всего было 5 страниц, но поставщик, не умея банально работать в Word, мучился и не мог сохранить нумерацию параграфов и страниц, а сохранение формата было одним из требований. Смешная история, но это факт", – подытожил эксперт.
Зная и соблюдая все эти пункты, выиграть тендер будет под силу даже новичку.
Уважение к поставщику и его правам заложено в ДНК зрелых процессов закупочной функции. Поэтому фундаментом крупных компаний в отношении закупок является понятие Customer Of Choice - быть желанным заказчиком для поставщика.
Для информации, по итогам 2021 года был проведен анализ и составлен список общих проблем, которые были выявлены во время работы с казахстанскими компаниями в рамках обратной связи.
Если говорить кратко, первое - это соблюдение сроков: поставщику необходимо вовремя отвечать на запросы, второе - это сертификация: нужно соответствовать стандартам и иметь самые последние сертификаты, такие как ISO, API, ASME и ASTM, третье - это технические и коммерческие вопросы: зачастую отсутствуют запрошенные данные, необходимо предоставлять полное предложение, четвертое - это неконкурентоспособная ценовая политика: должно быть представление о рынке и конкурентах, чтобы тендерное предложение было конкурентоспособное, и пятый пункт - это система управления качеством, а именно высококвалифицированный и сертифицированный персонал.
Для улучшения данной ситуации и в целях повышения конкурентоспособности казахстанских поставщиков существует Программа развития местных поставщиков, реализуемая Европейским банком реконструкции и развития совместно с ТШО. Программа предполагает серию обучений, таких как курс подготовки к тендерам нефтяных операторов для поставщиков, в котором было более 300 участников, курс "Внутренний аудитор интегрированных систем менеджмента", стандарты ISO 9001: 2015, 14001:2015 и 45001:2015, сертифицированный тренинг API, обучение Кайдзен/Lean Sigma, все получили сертификаты о завершении курсов. Также сейчас в разработке уникальный курс по требованиям маркировки товаров, а именно сертификатов соответствия CE - (Европейский союз) и EAC (Евразийский экономический союз).
СОВМЕСТНЫЙ СПЕЦПРОЕКТ
БИЗНЕС-ШКОЛА
"КАК СТАТЬ ПОСТАВЩИКОМ ГЛОБАЛЬНОЙ НЕФТЕГАЗОВОЙ ОТРАСЛИ"
(Прим. ред.: - процедура, при которой участники торгов имеют право подать новые заявки, с новыми параметрами с целью повысить свою предпочтительность для заказчика тендера и с большей вероятностью стать победителем)
Agile − группа методик для гибкого управления проектами
